Una reunión es el encuentro de dos o más personas para lograr de manera colectiva un objetivo que de forma individual no podría conseguirse. Se trata de una de las herramientas de mayor importancia y más usadas por consejos de administración, juntas de gobierno y juntas directivas. Sin embargo, no todas las reuniones concluyen con la consecución de dicho objetivo. En nuestro artículo 4 claves para reuniones efectivas os enseñamos los pasos a seguir para planificar de manera correcta una reunión y en este caso vamos un paso más allá.
Usar una aplicación especializada para organizar tus reuniones puede convertir una tarea tediosa en algo automático, por eso te damos 4 razones por las que usar una aplicación para organizar tus reuniones.
4 RAZONES POR LAS QUE USAR UNA APLICACIÓN PARA ORGANIZAR TUS REUNIONES
1) El calendario de reuniones
Hay muchos factores que afectan a la hora de planificar una reunión y establecer un calendario es uno de los más importantes. Realizar la convocatoria con antelación es fundamental a la hora de organizar una reunión pero no siempre se hace de la forma más adecuada.
Por esto recomendamos el uso de una aplicación que gestione el calendario de reuniones de una forma automática en una misma plataforma, donde cada asistente pueda consultar la fecha, lugar y hora sin que haya lugar al equívoco.
Es importante que todo quede expuesto de manera clara y sea accesible para todo aquel que asista, esto te ahorrará tener que recurrir al envío de correos electrónicos.
2) El orden del día
El orden del día es una lista de los temas que se tratarán durante la reunión. Para optimizar la comunicación relativa a los temas tratados se suele recurrir al envío de correos electrónicos con antelación a todo participante a la reunión, pero a menudo se cae en el error de enviar información actualizada sobre la agenda a tratar, esto es, continuas versiones diferentes sobre el mismo asunto a tratar.
Delegar este tipo de acciones en una herramienta informática puede ser la clave para que tus reuniones tengan el éxito que buscas, ya que te permitirá centrarte en la toma de decisiones.
El caos siempre atrae más caos, por eso es primordial que todo esté organizado en una misma plataforma desde la que cualquier asistente pueda acceder para consultar los archivos anexados. De nada sirve enviar correos que poco después serán descartados por una versión posterior.
Esto provoca que haya participantes que no se percaten del último email y acudan a la reunión con un archivo obsoleto, provocando equívocos y pérdidas de tiempo, así como restando credibilidad a tu trabajo.
También es importante que la última versión válida sea la accesible de cara al futuro, ya que siempre podrás localizar el archivo válido que acompañaba a ese asunto que se trató.
3) Gestor de tareas
Cada tarea asignada durante la reunión debe tener un propietario principal. Una tarea puede ser completada por más de una persona, pero solo una persona es responsable de que dicha tarea se complete. Las tareas se suelen asignar durante la reunión y es imprescindible que quede constancia sin que haya ningún tipo de duda. Este tipo de información suele ser recopilada por una persona asignada exclusivamente para ello y después debe comunicarla mediante un informe a cada participante implicado.
Por experiencia sabemos que, cuando un proceso comunicativo cuenta con muchos eslabones, las probabilidades de que se pierda información se multiplican restando efectividad a la reunión. Evitar esto es fácil. El uso de una aplicación que te ayude, como explicábamos en el anterior punto, a tener toda la información en una misma plataforma va a hacer que los participantes puedan acudir a consultar el reparto de tareas con un seguimiento personalizado. Esto significa minimizar toda labor administrativa posterior, acelerando los procesos y ahorrando mucho tiempo.
Está claro que, cuando hay dificultades, es necesario preparar la organización o la empresa para que sea más versátil y eficaz y, tener herramientas informáticas, ayuda a optimizar.
4) La redacción del acta
La redacción del acta de reuniones es esencial. En nuestro artículo Cómo redactar un acta de reunión definimos el acta de reunión como documentación escrita o grabada que se utiliza para informar a las personas sobre lo que sucedió durante la reunión y definir el siguiente paso planificado.
Antes de la reunión se deben preparar los temas a tratar, anotando lo que se sabe sobre ellos para ahorrar tiempo y poner el foco de atención en temas importantes durante la reunión. Un acta de reunión es un contribuyente efectivo para conseguir una reunión efectiva, sin embargo estas actas deben ser escritas y distribuidas de una forma apropiada en tiempo y forma.
El principal problema con las actas es que tardan mucho tiempo en escribirse correctamente y deben enviarse rápidamente después de las reuniones para que todos sepan cuáles serán sus próximos proyectos o acciones. Aunque todo este trabajo puede ser realizado de manera manual, hay formas de agilizar el proceso usando una aplicación que te ayude a gestionar y enviar los emails a los asistentes, para que acudan a la herramienta y comprueben los puntos tratados. Esto despeja el camino a la aprobación del acta, ya que está a disposición de los asistentes en todo momento.
CONCLUSIONES
Las aplicaciones existen para hacernos la vida más fácil y en este caso no es para menos. Puede parecer sencillo pero organizar y gestionar una reunión es una tarea que requiere de mucha atención y, sobre todo, tiempo para que nada falle.
Es por ello que creemos necesario el uso de una plataforma que recoja toda la información en cuanto al calendario de reuniones, el orden del día, la gestión de tareas y las actas, con la posibilidad de ser modificada en tiempo real y fácilmente accesible para cualquier asistente o participante.
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