Como redactar un acta de reunión

Un buen acta de reunión puede ahorrar tiempo y dinero a una organización y es esencial para que una reunión sea efectiva. En este artículo eso vamos a enseñarte cómo redactar un acta de reunión.


¿Qué es un acta de reunión?

Un acta de reunión es la documentación escrita o grabada que se utiliza para informar a los asistentes y no asistentes de lo que se discutió o sucedió durante una reunión.
Este tipo de actas o notas generalmente son tomadas por un registrador previamente designado durante el proceso con el fin de que exista un registro preciso de lo ocurrido en la reunión.


Por qué escribir un acta de reunión

La redacción de un acta de reunión es obligatoria por motivos legales en multitud de organizaciones, como por ejemplo en los Consejos de Administración, Juntas Directivas, Juntas de Gobierno, Comisiones permanentes, etc.

En los casos en los que no los exige la ley sigue siendo un factor determinante en la toma de decisiones y un elemento necesario si se quiere completar una reunión de manera efectiva.

Escribir el acta de reunión puede llevar tiempo y parecer una tarea poco importante en comparación con el trabajo desempeñado en la organización, pero la verdad es que no tener un acta de reunión puede ser costoso en términos de tiempo y recursos.

Redactar un acta de reunión

Si no se recogen actas de las reuniones es muy posible que los asistentes de la reunión tengan diferentes recuerdos de una misma reunión y por lo tanto, diferentes ideas de los temas tratados. También existe la posibilidad de que los participantes olviden las fechas de vencimiento establecidas y no se realicen las tareas a tiempo. Con el consiguiente perjuicio que puede conllevar para la organización.

Además, es muy conveniente el publicar las actas de reunión a los socios, colegiados, accionistas, miembros de la organización, etc. como método de transparencia. Haciendo así, que estén informados de las decisiones que se están tomando en cada momento. En este proceso de transparencia es muy importante el cumplimiento de la Ley de producción de datos, no divulgando ningún dato de carácter personal.


ACTIUS es la aplicación perfecta para gestionar reuniones y automatizar tanto la toma de decisiones como la ejecución de los acuerdos establecidos, haciendo más fácil la tarea de optimizar la organización o empresa desde cualquier lugar y en un entorno totalmente seguro.


El acta de reunión como documento histórico

Uno de los objetivos principales por el cual se toman notas acerca de lo ocurrido en la reunión es el de documentar las ideas clave o puntos de discusión que llevaron a una decisión. Por ejemplo, un acta de reunión efectiva puede ilustrar y especificar siete alternativas que se discutió por parte del equipo y la razón clave por la cual tan solo una de las siete fue elegida por encima de las otras seis.

El tener todo esto debidamente clasificado y organizado es primordial para un correcto funcionamiento de la organización, por este motivo, es cada vez más imprescindible contar con aplicaciones para organizar reuniones que nos ayuden en este día a día.

Documento histórico

Para saber cómo redactar un acta de reunión, hay que tener en cuenta que éste es diferente en cada uno de los ámbitos en los que se emplee, por ejemplo, un acta de reunión de negocios típico no tiene por qué registrar cada discusión o estado en detalle acerca de quién dijo qué mientras que en otro tipo de reuniones como puede ser una audiencia judicial, requiere un registro exacto de las conversaciones y declaraciones.


Cuándo y cómo compartir un acta de reunión

Es esencial para la optimización del trabajo que las actas de reunión se registren en un ordenador o en cualquier dispositivo que cumpla funciones similares, ya que posteriormente hay que realizar una revisión ortográfica y gramática con el fin de que el contenido pueda ser expuesto de manera clara para enviarlo a los participantes de forma electrónica al final de la reunión. De esta manera, los participantes reciben una notificación inmediata de sus compromisos y fechas límite y pueden plantear preguntas o solicitar aclaraciones.

En el caso de que el registro electrónico no sea posible o el registrador desee transcribir las actas o revisarlas en busca de errores, deberá difundirlas dentro de las 24 horas posteriores a la reunión.

Las actas de reunión también sirven como recordatorio de los compromisos asumidos por los miembros del equipo y ayudan a los participantes a transferir estos elementos a sus calendarios y listas diarias.


Cómo redactar un acta de reunión para una organización

Un acta de reunión es esencial para el éxito de la misma ya que proporcionan un historial registrado tanto para los participantes como para aquellos asistentes que no pudieron asistir. Sin un acta completo de reunión, las perspectivas de éxito disminuyen ya que, como norma general, una persona no puede absorber y retener tanta cantidad de información al mismo tiempo.

Como redactar un acta de reunión Como redactar un acta de reunión

La persona encargada de redactar las actas de reunión suele ser un miembro del equipo y toma las notas mientras participa en la reunión. En el caso de que la reunión involucre procedimientos legales o relacionados con la junta de gobierno será una persona no participante la encargada de tomar las actas oficiales y registrar los procedimientos.

Para registrar con precisión la información clave, el registrador de actas debe tener en cuenta los detalles y ser capaz de mantenerse concentrado. Esta persona encargada también ha de tener la capacidad de realizar múltiples tareas de manera efectiva para poder participar en la reunión mientras registra las actas.

Puede tratarse de la misma persona encargada en cada reunión o la responsabilidad puede ir pasando de miembro a miembro. El rol de redactor de actas de reunión desarrolla habilidades de liderazgo y de comunicación efectiva por lo que puede llegar a ser un puesto bastante codiciado.


Cuáles son las cualidades que debe tener un registrador de actas de reuniones

-       Capacidad de registrar con precisión las decisiones, compromisos y principales puntos de discusión tratados en una reunión.

-       Capacidad de registrar los elementos de acción y fechas con precisión.

-       Capacidad de revisar las principales decisiones y asignaciones o compromisos voluntarios y puntos de acción al finalizar la reunión con el objetivo de que los participantes puedan ponerse de acuerdo antes de irse.

-       Capacidad de pensar en el equipo y ser flexible a ideas con las que haya desacuerdo.

-       Ser puntual con el trabajo para distribuir las copias de las actas de la reunión dentro del plazo de 24 horas.


Qué debe incluir un acta de reunión

Cuando se está escribiendo un acta de reunión se debe incluir diferentes tipos de información como el motivo de la reunión, de qué se trató, dónde y cuándo se celebró. Es indispensable incluir una lista de asistentes con nombre, apellidos y cargo que desempeña.

En el caso de que alguien no asistiese pero era importante que lo hubiese hecho debería incluirse en el acta ya que en algunas ocasiones no se pueden tomar decisiones sin que una determinada persona esté presente.

Los elementos que deben aparecer en el acta de reunión son:

 

Que debe incluir

Aplicaciones para redactar actas como ACTIUS son una gran alternativa que van a facilitar la tarea de la redacción del acta de reunión, solventando la posible pérdida de información y generando un documento corporativo legal. De esta forma se pueden automatizar las reuniones evitando los posibles quebraderos de cabeza.

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