Organizar una reunión efectiva puede parecer una tarea sencilla pero, como veremos más adelante, no lo es en absoluto. Compartir el orden del día y comenzar a tiempo con todos los integrantes de la reunión son parte esencial para el éxito de la reunión pero la verdadera clave para lograr una reunión efectiva es organizarlas y ejecutarlas sin perder el toque humano, no como un robot corporativo dedicado a la administración. A la mayoría de la gente le cuesta mucho ocuparse de la organización de una reunión, todo se complica a medida que se acerca el momento y esto puede tener un desenlace poco deseado, por eso vamos a guiarte para que aprendas a organizar y completar una reunión de la manera más eficiente, mostrándote cuáles son los puntos claves a tener en cuenta. Solo de esta forma podrás asegurarte de que tu reunión no será una pérdida de tiempo.
¿Qué es una reunión efectiva?
Para empezar debemos diferenciar entre los adjetivos “eficaz” y “eficiente”.
Una reunión eficiente comienza a la hora establecida, tiene la duración esperada, tiene el menor número posible de participantes y cumple con el objetivo declarado previamente. ¿Piensas que el trabajo está hecho? Estás equivocado.
La eficiencia es la cualidad más superficial de este tipo de eventos, no se tiene en cuenta si los participantes de la reunión estaban en la sala por los motivos esperados o si la reunión realmente aportó algún tipo de valor para el negocio.
Una reunión eficiente no necesariamente tiene por qué ser efectiva.
Una reunión efectiva reúne a un grupo de personas cuidadosamente seleccionadas para un propósito específico, proporciona un foro con discusión abierta y ofrece un resultado tangible, es decir, una decisión, un plan, una lista de grandes ideas en las que trabajar, una visión compartida del trabajo en un futuro... Y además el resultado se comparte con otras personas cuyo trabajo puede verse afectado.
La mayoría de nosotros tiene demasiadas reuniones marcadas en el calendario y, seguramente, entre ellas serán recurrentes, que no brindan ningún valor ni a los participantes ni al negocio u organismo en cuestión. Caer en la trampa de pensar que las reuniones son la única forma de colaborar es algo habitual y esta tendencia instintiva es lo que nos mete en problemas y posteriormente carga de mala reputación nuestros eventos.
Las reuniones nunca deben celebrarse con el único propósito de compartir información, para eso ya está el correo electrónico y la intranet de la compañía.
En el mejor de los casos, el propósito de una reunión es tomar una decisión o crear algo en colaboración, planificación de proyectos, trazado de los viajes de los clientes, establecimiento de objetivos, solución de problemas, la elección de una opción frente a otra, lluvia de ideas…
Elegir a los asistentes de este tipo de eventos es algo fundamental ya que son éstos los que pueden llenar una reunión de contribuciones únicas. Las reuniones son caras y por ello que debes pensar bien quiénes serán los participantes.
Claves para que tus reuniones sean mas efectivas.
Compartir un orden del día
Hay pocas cosas más molestas que recibir una invitación a una reunión sin ningún tipo de indicación acerca de lo que ocurrirá allí. Cuando ocurre esto, los invitados no tienen ni idea de por qué se les invita. Nuestro consejo es que no lo hagas de esta forma. Incluye siempre un orden del día en la convocatoria para que las personas puedan determinar si realmente necesitan ir a la reunión o recomendar a alguien más para la asistencia.
Añadir la agenda a la invitación puede consistir en una frase que describa lo que acontecerá allí, por ejemplo: “Lluvia de ideas de 10 o más formas de incrementar el número de afiliados de la organización en un 10% para final de año”. Es sencillo y con una pequeña descripción mantienes a tus asistentes comprometidos.
Debes recordar siempre que en una reunión no hay espectadores sino participantes.
La importancia del horario
Es más común de lo que piensas encontrar reuniones a horas intempestivas o en horarios que pisan el momento del almuerzo o de la cena. En la medida de lo posible hay que evitar este tipo de horarios, pero cuando no se puede evitar es altamente recomendable consultar a las personas involucradas en el acto. Pese a no ser estrictamente necesario no está de más mostrar educación a la hora de organizar un evento.
La hora a la que se celebra una reunión puede marcar la diferencia ya que, por ejemplo, nuestra capacidad de pensamiento creativo es más alta justo después de haber dormido, por lo que es recomendable que una sesión de lluvia de ideas se programe a primera hora de la mañana. Por el contrario, resolvemos problemas mucho mejor al final del día, cuando la mente está algo cansada ya que nuestro enfoque se relaja y vemos más fácilmente las oportunidades y conexiones entre conceptos. Tener este dato en cuenta es fundamental para aumentar la productividad y participación de una reunión.
Construir confianza
Lo que conocemos como “seguridad psicológica” es una de las cualidades más notables en un equipo de alto rendimiento y si lo piensas bien, los participantes de una reunión son, por un periodo de tiempo, un equipo. Hacer preguntas como '¿Por qué pensamos que eso es cierto?' O '¿Puedes ampliar eso?' demuestra humildad y curiosidad y marcará el tono para el resto del grupo.
Céntrate en lo importante. La toma de decisiones.
Tú conoces el propósito de tu reunión porque ha salido de tu cabeza, elaboraste el orden del día para poder alcanzar el objetivo y tienes que seguir el rumbo planteado desde el principio. No se debe caer en discusiones técnicas ni desviarse de un tema demasiado tiempo, tu meta tiene que ser siempre los resultados y estos deben ser claros y concisos.
Es muy probable que la reunión genere algún tipo de documento, un plan, una recopilación de ideas, una lista de seguimiento… por ello es fundamental tener una organización, porque confundir a los participantes de la reunión puede suponer tirar todo el trabajo por la borda. Aplicaciones como Actius, que se encuentra dentro de nuestro paquete de soluciones Nimbux, tiene como objetivo ayudar a los directivos a gestionar las reuniones de los consejos de administración y juntas de gobierno la información de las empresas, organizaciones y colegios profesionales para evitar precisamente este problema.
Si la reunión no es efectiva, cámbiala
No olvides que una reunión siempre persigue un objetivo y conseguirlo es una de las piezas clave para determinar si una reunión es efectiva o no. Está en tu mano evaluar el resultado y decidir cambiarlo en el caso de que éste no sea el esperado.
Es recomendable pasar un pequeño cuestionario a los participantes que puede ser de ayuda a la hora de valorar el resultado de una reunión. Por ejemplo:
¿Consideras que la reunión aportó algo de valor al negocio?
¿Fueron claros los propósitos y la agenda de la reunión?
¿Te resultó fácil contribuir en la reunión?