Llegados a este punto, en las organizaciones existen 3 formas de llevar a cabo estas tareas y, por supuesto, con resultados muy diferentes:
1) Asignación aleatoria de tareas por parte de todos
Cada uno de los asistentes va participando y se asignan tareas conforme surgen, sin orden ni turnos. Cada uno va memorizando y apuntando lo que cree que debe hacer y que se le ha encargado. Pueden no quedar claros los plazos de entrega ni la dimensión de algunas tareas, con lo cual, queda a la interpretación de cada uno de los asistentes.
2) Asignación de tareas por parte del organizador de la reunión
Ya sabemos que una reunión debe estar liderada por uno de los participantes que es el que se encarga de tomar nota de los acuerdos y marcar los puntos a tratar y los tiempos para cada uno. Pues bien, con las tareas se puede actuar de la misma manera, determinar que una persona sea la encargada de tomar nota de las tareas y adjudicarlas entre los asistentes o el personal de la organización. Este organizador de tareas, debe tener en cuenta como va a transmitir el sentido de estas tareas enmarcadas en un punto de la reunión, esto es, hay que dar contexto a cada uno de los trabajos encargados, sobre todo, si van a realizarse por parte de personas que no asisten a la reunión.
3) Asignación de tareas por parte del organizador y con una aplicación para controlarlas
El nivel máximo de optimización se alcanza cuando la persona encargada de enviar las tareas que van surgiendo de lo acordado en cada puntos del orden del día, tiene a su disposición una herramienta para poder enviarlas, poner plazos, anexar documentos y temática que le de contexto a la tarea y, controlar su realización. Conforme avanza la reunión, este gestor puede ir despachando el trabajo surgido y que una aplicación lo controle, sin necesidad de invertir tiempo más tarde en gestionar y comunicar todos estos trabajos.