3 Formas de gestionar las tareas surgidas durante una reunión

La mejor manera de afrontar una reunión efectiva de trabajo es tener marcado un orden del día y cumplirlo. Esto va a ayudarnos a no divagar ni hablar de asuntos que no nos hayamos preparado previamente. Una vez que los asistentes tienen claro este objetivo, el siguiente debe ser cumplir lo que se acuerde y llevarlo a la práctica.

En numerosas ocasiones las reuniones se alargan y se deciden asuntos que luego no se llevan a la práctica ni se rematan, y no porque no haya interés en realizarlos sino, porque no se ha dejado claro quién debe ocuparse de cada tema y quién lidera cada iniciativa.

El flujo de trabajo en cualquier reunión debería ser siempre el siguiente:

1) Exposición del tema a tratar

2) Turno de opiniones y argumentaciones

3) Concluir con el acuerdo a tomar sobre el tema

4) Determinar las tareas para la ejecución de este acuerdo

5) Control de la realización de las tareas en el plazo acordado

Si seguimos esta fácil rutina, conseguiremos significativos avances en nuestra organización, dejando fuera los problemas de comunicación y muy claro el orden de las tareas y quienes deben llevarlas a cabo.

Llegados a este punto, en las organizaciones existen 3 formas de llevar a cabo estas tareas y, por supuesto, con resultados muy diferentes:

1) Asignación aleatoria de tareas por parte de todos
Cada uno de los asistentes va participando y se asignan tareas conforme surgen, sin orden ni turnos. Cada uno va memorizando y apuntando lo que cree que debe hacer y que se le ha encargado. Pueden no quedar claros los plazos de entrega ni la dimensión de algunas tareas, con lo cual, queda a la interpretación de cada uno de los asistentes.

2) Asignación de tareas por parte del organizador de la reunión
Ya sabemos que una reunión debe estar liderada por uno de los participantes que es el que se encarga de tomar nota de los acuerdos y marcar los puntos a tratar y los tiempos para cada uno. Pues bien, con las tareas se puede actuar de la misma manera, determinar que una persona sea la encargada de tomar nota de las tareas y adjudicarlas entre los asistentes o el personal de la organización. Este organizador de tareas, debe tener en cuenta como va a transmitir el sentido de estas tareas enmarcadas en un punto de la reunión, esto es, hay que dar contexto a cada uno de los trabajos encargados, sobre todo, si van a realizarse por parte de personas que no asisten a la reunión.

3) Asignación de tareas por parte del organizador y con una aplicación para controlarlas
El nivel máximo de optimización se alcanza cuando la persona encargada de enviar las tareas que van surgiendo de lo acordado en cada puntos del orden del día, tiene a su disposición una herramienta para poder enviarlas, poner plazos, anexar documentos y temática que le de contexto a la tarea y, controlar su realización. Conforme avanza la reunión, este gestor puede ir despachando el trabajo surgido y que una aplicación lo controle, sin necesidad de invertir tiempo más tarde en gestionar y comunicar todos estos trabajos.

Actius (https://actius.net) controla el orden del día de las reuniones  y nos va requiriendo acuerdos concretos, pues esta misma aplicación, nos ayuda a enviar y gestionar las tareas que surjan de los propios acuerdos y a que queden encargadas en tiempo y forma.

Facilmente, desde cada punto del orden del día, pulsamos el botón de 'Nueva Tarea' le facilitamos la persona que va a realizar la tarea, confirmamos la fecha de entrega y, la aplicación se encarga de enviarle un mail y facilitarle un enlace donde responder cuando haya realizado la tarea.

Cuando se ha terminado la tarea, se accede al mismo mail y, en el enlace que se facilitó, confirma haciendo clic, que está realizada. Incluso podría subir archivos si es necesario, por ejemplo un informe realizado. Inmediatamente la aplicación avisa al gestor que puso la tarea, de su finalización.

Automatizar todo este flujo de trabajo, hace de Actius la herramienta ideal para poder gestionar reuniones y las tareas que se derivan de ellas.